仕事を早く片付ける為の3か条

仕事を早く片付ける為の取り組み -3か条-

私は正直、仕事ができる方ではありません。生まれつき不器用な事と物覚えが悪いと思っています。

優秀な人と比べて、何か仕事で勝てるように出来ないかと考えた結果、不器用だけと、人より早く仕事を片付ける・終わらせて、数多くの仕事をこなそうと思いました。

それでは、私が取り組んでいる方法をご紹介したいと思います。

仕事を早く片付ける為の取り組み -3か条-

その1.メモを取る

当たり前の話ですが、メモを取る事が重要だと思います。メモと言っても、仕事リストです。今風に言えば、ToDoリストです。

上司やお客様からリクエストを頂いた事をメモするわけですが、詳細な事はきちんとメモをするとして、ここで言うのは、「やる事リスト」です。

この「やる事リスト」は、私の場合、紙に書きます。もちろんスマホでもいいのですが、スマホだと認証して、ToDoリストを開いて・・・と手間がかかります。

一番は、会社のデスクに置いて、すぐ見える場所に置きます。すると、ちょっとした時に目に入るので、意識できます。これがポイントだと思います。

また、朝一番で、今日やるべき事に〇を付けます。それが私に取って、一日のノルマになる訳です。終わったら、×をつけて、全て×が付けば、紙はごみ箱に捨てて、帰宅です。

その2.少しでも手を付ける

納期が長い依頼事項や案件は、まだ時間あると思い、納期ギリギリに終える場合があります。仕事のやり方としては、納期に間に合っていれば問題ないと思います。

しかし、私は納期ギリギリに提出するよりは、早く提出した方が、相手も喜びますし、私の付加価値が高まると思います。私に依頼すれば、早くできると上司やお客様に思われれば、信頼にも繋がると思います。

付加価値を出す為に私は、少しでも手を付ける事にしています。体を動かした事は忘れないですし、体にインプットされて依頼事項を忘れていたとしても、ハッと思い出すケースが多々あります。

納期ギリギリに間に合うようにすると、突発案件が出た場合に、そちらを優先しなければなりません。しかし、以前からの案件は突発案件を優先したため、納期遅れになる可能性もあります。お客様に突発案件が出たので、納期延期させて下さいとも言えないと思います。

その3.振り返り、進捗を再確認

手を付けても、あと納期まで何日で進捗は〇〇%と言う感じで、自分のスピードと納期のバランスを常に確認する必要があると思います。

納期に近いものは、「やる事リスト」の優先順位を上げる必要があります。その為には、毎日振り返り、自分の中で進捗を再確認する必要があると思います。

変な言い方をすると、業種・業務にもよりますが、中には手を抜ける仕事がある可能性もあります。そのような仕事は、手を抜く勇気も時には必要になるのではないかと思います。私の場合、ドキュメントを作成するシーンがありますが、その中に数ページは力を入れなくても良い部分があります。仕事が多い場合は、勇気を出して、手抜きする場合もあります。(ごめんなさい)しかし、全部納期遅れてになるよりは、良しと考えればいいのではないかと思います。