仕事の細分化で早く仕事を終わらせましょう

仕事には、時間が掛かるものがあったり、すぐに終わるものもあります。時間が掛かるものほど、なかなか手を付けずに放置したりする傾向だと思います。

例えば、私の仕事の中で、数ヶ月先が納期になっていたりすると、どうしても「まだまだ時間がある」と考えてしまいます。

時間があると考えると、なかなか手を付けず、忘れてしまったケースもあり、納期ギリギリで、焦って対応して品質も悪かった場合もあります。時には徹夜で対応したりするケースもあると思います。

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最近、仕事のやり方は勉強のやり方と似ているのでは無いかと思っています。

試験勉強と言うのは、ゴールがテスト日だとすると、それに向かって勉強しますが、試験前日だけ勉強しても頭に入りません。

皆さんは、どうやって勉強しましたか？

大学入試だとイメージしにくいですが、小学校や中学校の時は先生から試験日が告げられます。そして、教科毎に勉強箇所を細分化して、勉強スケジュールを立てると思います。

そして、試験前日は全ての見直しや総復讐を行ったのでは無いでしょうか？

(賢い人は、もっと効率よく、毎日学習しているから、こんな事は不要かもしれませんが一般的には、こんな感じかなと思っています。)

これを仕事に置き換えると、ゴールが納期で、大きな仕事を細分化して、それぞれにスケジュールを立てます。

納期前は、総チェックしたりして、動作確認や品質チェックして出荷するのでは無いでしょうか？

よく考えると似ていませんか?

ここでポイントは、どこまで細分化出来るかと言う事だと思います。

ここでは細分化したものをタスクと呼ぶとします。

仕事をタスクに分解する事で、仕事の全体像が見える事になります。仕事の全体が見えると、作業量も見えてきます。

作業量が見えてくると、何時までにそのタスクを終わらせないといけないのかも分かってくるはずです。

試験勉強を思い出してください。教科書をページ毎に分けて、今日は何ページまでやらないと間に合わないなんて事ありませんでした?

これは、勉強の全体像・総量が分かっていて、ページ毎に細分化していた事になります。

私たちは小さい頃から、勉強と言う仕事を細分化していた事になるのでは無いでしょうか?

仕事を細分化してタスク毎にする事で、タスクが未実施なのか完了しているのかを明確に出来ます。

なので、未実施部分が分かるので、あとどれぐらい時間が掛かるのか、間に合うのかも検討しやすいと思います。

もし未実施タスクが多いのであれば、チームの他の人に依頼する事も可能だと思います。リーダーも全体を見渡して、コントロールしやすいはずです。

間に合うのであれば、仕事は早めに切り上げて帰る事も出来ます。また、全体が見えているので、仕事を前倒しで完了させる事も可能になるのでは、無いでしょうか?

試験勉強であれば、前倒しを行い、復讐や見直しの時間を多くとる事も可能です。仕事であれば納期前に出来あがれば、みんなが喜ぶのでは無いかと思います。

高校生の娘の期末試験の状況を聞いて、仕事と一緒だなあと思いました。学校から帰ってきて、今日やるべき細分化された勉強範囲(タスク)をリストアップしています。

そのリストアップしたものが全て完了しないと寝る事が出来ないルールの様です。早く終わらせると、ゆっくり休憩したり、早く寝たりしています。

親が教えた訳ではありませんが、仕事のやり方と似ていると実感させられました。小さい頃からやってきた手法をいつの間にか、忘れてしまっています。

仕事を細分化して、全体を把握する事で仕事の調整が可能となります。タスクを早めに終わらせ、早く家に帰りましょう。人間には休息が必要です。

Alexの一人暮らし