メールの書き方のコツは目的と結論を最初に書く

仕事でもプライベートでも、メールを書く事は沢山あると思います。皆さんは何に気をつけて書いているでしょうか？

今回は、私がいつも気をつけているメールの書き方を記事にしたいと思います。

(メールに限って、記事にしますので、それ以外には当てはまらないと思いますので、注意して下さい)

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一時期、多い時では１日500通前後のメールが届いていました。最近は、業務内容が変わり、随分減りましたが、それでも100〜150通ぐらい届きます。

現在は、数が減ったので、きちんと熟読出来ますが、１日500通もあると、正直きちんと読むことは時間的に厳しいです。それでも、相当な時間を使ってしまいます。

ざっくりの感覚ですが、上司や関係者からのメールが30%、メルマガや営業メールが10%、その他は、職業柄システムから配信されるメールと言った割合です。

メルマガや営業メールは、そのままゴミ箱でも問題無いのですが、上司や関係者からのメールやシステムから配信されるメールは読み落とすと大変な事になります。

例えば、上司や関係者からの依頼メールであれば、何らかのアクションが必要ですし、私がボールを持ったままですと、業務が遅れる可能性もあります。

また、SEと言う職業柄、システムから配信されるシステムをきちんと目を通していないと、重大な障害に繋がる可能性があります。

しかし、１日に500通のメールが届くと、そんなに読む時間が無いですし、帰る間際に全部読んだとしても、もちろんアクションが遅くなる訳です。やはりきちんとしてメール対応が出来ません。

年齢を重ねると、関係者も多くなり、メールの量が多くなる傾向だと思います。皆さんの上司や先輩は、数多くのメールが届いていると思いますが、やはりきちんと読めている人は少ないと思います。

私はよくこんな事がありました。メールを送っても返事が無く、無視されたかなと思い、直接上司に「メールで依頼したのですが」と言うと、「あれ何時送った?」なんて言うやり取りがよくありました。

上記のような感じで上司や関係者とメールのやり取りをしていても、きちんと返事が来ない事もしばしば。

一時期は、返信が無いのは、その上司や関係者が悪い。仕事が遅れても、上司や関係者の責任と思っていた時期もあります。

しかし、そう思っても、結局尻拭いするのは自分で痛い目に合うのも自分と気付きました。

そして、自分の行動を考えてみると、基本的に長文は読まないと言う事に気付きました。本来は読むべきですが、読む時間が無いので、基本斜め読みです。

最初の2〜3行目は読みますが、それ以降は気になれば読みますが、基本読めていないです。

同じように、添付ファイルは基本、開かないと言う事に気付きました。

それでは、どうすれば良いかですが、きちんと読んでもらうには、目的と結論を端的かつ最初に書く事です。

判断をして欲しいのか、相談に乗って欲しいのか、依頼をしているのか、目的を明確にすると良いと思います。

やはり目的と結論が最初に書いてあると、長文でも読まないといけないと考え、読んでしまう事もあります。

ただダラダラ書いてあるメールは、やはり全部読み込み、考えなければなりません。

このような場合は、やはり時間が無いので読みたく無いと思います。

私はこのように、メールの冒頭に目的と結論を書くようにしています。この様に心がける様になってから、メールスルーは少なくなりました。

確かにメールでお願いしていて、適切に対処していない方が悪いと思います。しかし、相手が悪いと言っても、最後は自分が不幸になるケースもあります。

自分が不幸にならない様に、メールの書き方も工夫する事が必要だと思います。もし、他に気をつけている事があれば、コメントで教えていただけると嬉しいです。

Alexの一人暮らし