長時間の会議って、無駄ですよね。途中で眠くなります!!
長時間の会議って、無駄ですよね。皆さんの会社ではありませんか？
今日は、社長や役員へ報告する会議でした。月1回開催されるのですが、半日も拘束されて疲れました。無駄ですよね?
長時間会議の概要
本日は月1回開催される社長や役員への報告会でした。朝9:00スタートで途中、休憩を挟みながら、早ければ12:00のお昼休みと共に、終了しますが、荒れ模様になると14:00ぐらいまで続きます。
今日は、若干早く終わりましたが、それでもお昼休みを挟んで、13:30に終了です。
前回の報告会からの進捗や問題・課題を社長や役員に説明する訳ですが、概ね20人ぐらいが持ち時間10～20分で説明する形です。
えらい人のポイントを刺してしまうと、延々質問攻めのお仕置きコースです。しつこくネチネチと吊るしあげられる訳です。
だいたい、自分の番が回ってくるまでは、緊張して待っており、自分の説明が終わると、緊張から解放され、自由の身になった気持ちです。
こんな感じで何時間も拘束される会議が毎月開催されます。
会議の事前準備にも長時間必要なんです
会議に手ぶらの丸腰状態で挑む事はできず、あちこちからデータを持ってきて、資料を作成します。
ちょっとまずいデータが出た時は、軽微な修正を加えます。私たちはこの事を、なめると言います。大幅な修正？改ざんは、まずいですが、軽微なものであれば、誰も気づきません。
例えば、少々遅れているのであれば、遅れがないように書きますし、売り上げが目標に比べて達成できていない時は、挽回できるように現在ではなく、未来の姿を強調した感じで資料を作成します。
その資料をマネージャー・ディレクター・事業部長の順にレビューを重ねます。これがまた面倒なんです。ディレクターが違うと言って修正して、事業部長のところへ持っていくと、元に戻る事がたびたびあります。
若い頃は、この事にムカムカきていましたが、最近は慣れてしまい、またかと言う感じです。そしてバックアップから戻し、修復です。
ただ、レビューは重ねる事で、資料に「深み」が出ると考えています。「深み」とは、いろいろな物の見方があるので、複数のレビューをする事で誰が見てもわかる資料になっていきます。
なので、レビューはまんざら反対ではありませんが、お金を生まない資料に時間がかかりすぎと思っています。
本番の日は拷問の日
何時間も時間をかけて作成した資料ですが、説明の持ち時間はたった10分程度です。
5年以上前は、作成した資料を参加者人数分を印刷して持ち込まないとイケなかったのですが、最近は電子データだけでOKなので、当日の準備はずいぶん楽になりました。
当時は、印刷の方法でも、うるさい人がいて、2UPで印刷してはダメとか、ホッチキスの位置なども、細かく指定されていました。
また、開始時間ギリギリになり、誤字に気づいたり、プリンタの順番待ちなでもあり、会議の始まる前から拷問状態でした。
自分の説明する番でも天国と地獄に分かれます。9:00の先頭で説明する人は、社長や役員が元気なので、細かくチェックされて質問責め。
中盤で10:00から11:00ぐらいで、この時間帯が一番しんどい時間です。油が乗ってきて、エンジン全開です。イジメの時間です。
本論ではなく、文書の書き方や絵の描き方、どうでもいい事まで指摘されます。聞いている方もイヤになりますね。
お昼時間前後の人は、ラッキータイムです。偉い人もお腹減ってくるので、早く終わりたいオーラが出来てきます。昼食後も満腹感で満たされ、そんなにしつこい質問はありません。
こんな感じで長時間の会議は終わります。
この会議って、昭和のやり方です。
このような会議って、昭和時代のやり方で、やらい人は踏ん反り返り、報告を受けたいのでしょうね。
会社なので、報告する事は重要であると思いますが、 長時間の拷問は必要ないです。最近は、スマホを触り、ブログやTwitterを見ていて、他の人に説明は私は聞いていません。なぜなら、資料を先読みしているので、概ね理解しているからです。
資料を作って、共有フォルダのようなところに、置いておいて、社長や役員は勝手に呼んでくれれば、このような長い会議は無くなると思います。
質問があれば、メールをくれれば、いい事ですし。もしそれでも理解してもらえない場合は、呼び出してくれればいいと思います。
確かに文字だけだと、正確に伝わらない場合があると思いますので、このようなやり取りは必要だと思います。
一方で外資系はメールをするだけと伺っていますが、少し味気ないような気もしますが、非常に効率的ですね。私には、こちらの方が合っていますね。
まとめ
会議は必要だと思います。ただ、こんなに長い昭和スタイルの会議は不要ですね。資料を事前に作成しているので、読んでおいてもらえば、いいですね。
令和の時代に合わせて、資料を作成して、事前に読んでもらって、事前に質問をまとめておいてもらえれば、1時間もあれば全員終了するかと思います。
私の会社では、声を出しても、変わらないですね。当面は月1回の拷問時間は続くでしょう。
