稟議をあげる行為って、何処の会社もまだやっていますか？正直、無駄です
稟議をあげる行為って、何処の会社もまだやっていますか？正直、無駄です
うちの会社では、まだ古い仕来りが残っていて、無駄が多いです。特に、この稟議です。
まだ、こんな事をやっている会社って、多いのでしょうか？
稟議とは
稟議書を書いて、各部門の承認を得て、最終決死者の承認を得るものと理解しています。
私は年間何本もの稟議書を書いて、同様に承認を得る事があります。うちの会社では、大きく分類すると、方針を決める稟議と何かを購入する場合の稟議の2種類があります。(細かく言うと、もっとありますが、何時もやっている稟議この種類です)
これは、日本独特のシステムで、いろいろな人の承認を得ることで責任回避をするシステムではないかと思います。
海外では、この様なシステムはなく、ボスの承認だけで、全て物事が進みます。
日本のバブル経済が崩壊した後に、日本企業はスピード感が無いと、さんざん言われていましたが、この稟議と言うシステムが一番の悪い習慣ではないかと思っています。
私の会社の稟議の特徴
私の会社では、稟議を起案して、決済されるまで1か月半から遅い時では2か月かかる時があります
もちろん金額に応じて、時間がかかるのは分かりますが、安い金額でもやはり決済まで1か月は時間が必要となります。
しかし、これだけではありません。
稟議を起案する前に、稟議書を書いたり、何度もレビューをしたり、起案する前にも1か月半は必要です。
まだまだこれだけでは、ありません。
日本独特なシステムですが、偉い人に対して、事前の根回しが必要になります。
稟議書を起案して、ワークフローを回せば、いいのですが、いきなり稟議書が回っていくと怒られる訳です。怒られるから、事前の根回しの為、稟議書とは別に説明する為の資料を作って、根回しを行う必要があります。
本当に無駄なシステムだと思います。こんなに時間がかかって、決済される頃には、もう購入したいものも変化していると思います。
決裁判断は結局は予算内かどうかで判断
今まで、何十本も稟議をあげてきたのですが、最終的な決裁判断は、以下の2つだと思います。
- 方針があっているか
もちろん会社の方針と異なるものを購入するのは、購入できません。例えば、新製品にフォーカスしようとする方針があった場合、旧製品を強化する為の設備を購入する事はできません。 - 予算内で収まっているか
やはり会社は予算ベースで動いています。年初に立てた計画通りに売り上げを上げないといけません。また、設備投資なども年初に立てた予算内で収める必要があります。
この2種類が決裁する判断材料だと思います。しかし、最後は予算です。
会社のお金を使う訳ですので、ここは重要かもしれません。
稟議書のデキは関係ない
私の会社では稟議書の作成に何時間も費やします。
最初に稟議を書きだした頃は、文書がヘタだったと言う事もありましたが、文書を書いてはレビューして、今まで書いたものを捨てる事が多かったです。
当時は最低10回はレビューを繰り返していました。正直、何が正しくて、何がダメなのか、こんなにレビューをする訳が分からなくなります。
しかし、私が思うのは、文書と言うものは、読み手が100人いれば、100通りの読み方や感じ方があると思います。正解はありません。
もちろん、文書を上手に書くことで、相手を動かしたり感動させる事もできます。
しかし、たかが稟議です。
レビューアーが指摘する事がすべて正しい訳ではありません。結局は決裁者が、どう稟議書を読み取るかが重要だと思います。
この事が分かるのに、何年も時間がかかりました。それからは、もちろん文章を書く事が上手になったかもしれませんが、レビューをしても無視するようにしました。
無視しても、結局は決裁者が決裁するんですよね。レビューではいろいろ言われますが無視しても問題ない事は過去の経験で分かっています。
究極の話、稟議って、時間の無駄です。決裁者に電話やメールして許可を得ればいいだけの話ではないでしょうか？
まとめ
ソフトバンクではTVで見る限り、24時間以内に承認されない稟議は自動承認になるようです。
これだけ大きい会社なのに、こんな短時間で決裁されるのは、本当にすごい会社だなあと思います。稟議によって、承認者の数が変わると思いますが、24時間と言う時間が区切られているのは、良いシステムだと思います。
これだとこの稟議と言うシステムはあってもいいかなと思いますが、昔ながらの稟議と言うシステムは無駄だと思います。膨大な時間と言う貴重なものを無駄にしています。
何で、こんなシステムが今でも残っているのか今でも、私は不思議です。
何処の会社でも、こんな無駄なシステムは残っているのでしょうか？
