プレゼンテーションを失敗しないために
プレゼンテーションを失敗しないために
今日は、プレゼンテーションを成功させるポイントを共有したいと思います。
SEに必要なスキル
私は、社会人になって何十年もSEをやっているます。
最初、SEと言う仕事はプログラムのコードが書ければよいと思っていました。しかし、年齢と共に、プログラミングができるだけでは価値がなくなり、システム全体の設計やコーティネートするスキルが求められてきました。
しかし35歳を越えたぐらいから、SEの根幹とは異なるプレゼンテーション能力が求められるようになりました。
余り、大勢の前で話をすることが苦手であり、特にお客様や上司と雑談はできますが、プレゼンテーションをする事はできませんでした。
また、よく噛むし、当時は自分目線での説明しかできませんでした。
今でも忘れられないのが、SEはどこの会社でも、新人教育が終わったりすると、プレゼンテーションをさせられますが、同期の中で一番最下位の採点と言う汚名を取ったぐらいヘタでした。
余りプレゼンテーションは得意ではなく、可能な限り、誰か他の人に代わって頂いていました。
今日の出来事
人並以上にプレゼンテーションが下手な私ですが、40歳を越えるくらいから、プレゼンテーションをする機会がさらに増えました。
今日の話になりますが、とあるお客様の所に訪問し、プレゼンテーションをする機会を頂きました。
私は初めてお会いするお客様ですが、お客様の計らいで100名ぐらい入る大規模の会議室で満席の中、プレゼンテーションを実施しました。
今まであれば、初めてお会いするお客様が100名ぐらいいたら、緊張して汗は出るし、緊張で口が滑らかに動きませんでした。
しかし、最近はあんなに苦手だったプレゼンテーションがまったく問題なく、成功させることができます。
何故、プレゼンテーションがうまくなったかと言うと、場数もありますが、数をこなしていろいろ研究したからだと思っています。
では、次に私が考えたプレゼンテーションを成功させる方法を共有したいと思います。
プレゼンテーションに必要な事前準備
事前準備は入念に行う必要があります。これを怠るとプレゼンテーションの成功はありません。
- 持ち時間の把握
持ち時間を把握していないと準備する資料のボリュームも、どれぐらい用意していいか分かりません。持ち時間は必ず、お客様から聞き出しておきましょう。
そして、ぴったりにプレゼンテーションが終わるように計画を立てる必要があります。誤差3分以内がベストです。 - お客様のバックグランドの把握
当たり前の話ですが訪問するお客様の情報を知っていないと、話が噛み合わないケースもあります。
私はお客様が作ったり、販売している商品の把握はもちろん、社歴までホームページや会社案内で事前把握します。
これ以外にお客様の困っている事や課題についても、担当営業を経由して、必ず聞き出します。特に上層部に訴えるには、ここを把握していないと出来ません。 - 資料の作成
持ち時間が45分だとすると、質疑応答時間を10分として、残りの時間が35分です。実際、プレゼンテーションする時間が35分だとすると、私の場合はパワーポイント1ページ1分30秒で説明するのを基本と考えているので、表紙とかを除いて23ページぐらいを目安に作ります。
途中、時間調整の為に、Appendixとして3ページぐらい用意して、合計25～25ページの分量の資料にします。
プレゼンテーション当日を成功させるには
ちなみに、プレゼンテーションで話す内容(原稿)は、一つも作りません。話す内容を文字にすると、緊張で飛んでしまった場合、棒読みになったり、順序を間違えた場合、リカバリする事ができません。その為、話す原稿は作らない事をお勧めします。
そして成功させるコツは、聞き手を飽きさせない事が重要です。じゃあ、どうやって飽きさせないようにする事が重要ですが、私は次のようにしています。
- プロジェクターを使う場合は、自ら動きます
プロジェクトで投影する場合は、スクリーンの前を右行ったり、左行ったり、パワーポイントで説明している部分に合わせて、動きます。
自分が動く事で、聞き手は気になるので、スクリーンの方を必ず見ます。 - 手を動かします
当たり前の話ですが、手ぶりで大げさに表現します。やはり動くと人間は気になりますよね。
外人の方のプレゼンテーションがうまく感じるのは、この手ぶりの影響が大きいと思います。 - 聞き手に話かける
時と場所を考える必要がありますが、基本的にプレゼンテーションをしている際に、お客様に話をかけます。
何故、話かけるかと言うと、聞き手はいつ話しかけられるか分からないので、ちゃんと聞こうと思います。これが無いと、つまらない話だと寝る人も出てきます。
そこで役に立つのが、事前準備で用意した「お客様のバックグランドの把握」です。これだと共通の話題ができます。私だけが知っている話だけだと、一方通行になりますし、双方向の話にする必要がある為、お客様情報を軸にして話かける事が重要になります。
まとめ
最低限、ここに書いた事をやるだけで、プレゼンテーションは失敗しないです。
もちろん回数をこなして、度胸を付けたり資料を上手になる必要はあります。これを頭に入れてプレゼンテーションをやってみて下さい。
逆に利き手側として、一番チェックして欲しいのは、資料の使いまわしなのかどうかです。それを見抜く必要があります。
これは非常に簡単で、自分の会社が抱えている課題を認識しているかどうかです。自分の会社が抱えている課題をきちんと捉えていない場合は、おそらく資料の使いまわしをしているだけです。
そのような会社は、自分の会社の為に考えていないという事なので、プレゼンテーションは厳しい目で見る必要があるので、よく見極めといいと思います。
皆さんの会社で何か売りにきたら、そのような目で見ると、継続した取引ができますのでよく確認してください。
