仕事の成功は、段取りにかかっていると思います

仕事は成功する場合もあれば、失敗する場合も有ります。私の感覚ですと、95%が成功し、残り5%が失敗かなと思っています。

(もっと失敗が多いかもしれません）

失敗する仕事を振り替えて観ると、全て段取りが上手く行ったか、どうかに別れると思っています。

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一人で仕事を行うケースは少ないと思います。チームで仕事をやるケースが、何処の業界でも多いのでは無いかと思います。

ここで言うチームとは、取引先や仕入れ先も含めて、考えています。

仕事は、一連の流れで行う訳ですが、工程に作業を分類出来ます。例えば、製造業の場合は、材料を仕入れて、製品を作り、試験や梱包して、出荷だと思います。建築業も、言い方は異なりますが、概ねこのような工程でしょうか。

そこで工程毎に複数の人が関わる訳ですが、段取りが悪いと、関係者に正しく情報が伝わらず、工程がスムーズに流れません。

何時までに作らないといけないのか、何時、自分の作業ができるのかをチーム全体で共有出来なければ、仕事が納期までに出来ないと思います。

リーダーが段取りを行うと思いますが、その中でどう分かりやすく関係者に情報を伝え調整するかが重要です。

その情報の伝え方ですが、基本は5W1Hです。

当たり前の話ですが、この5W1Hは意識していないと、出てきません。

「何(What)をどのように(How)、何時(When)までに何処で(Where)作る」と言うのは、良く使うと思いますが、私が重要視しているのは、Whyです。

何故(Why)をきちんとチームに伝えるか、伝えないかで段取り自身が成功するか、失敗するか大きく別れます。

背景やその仕事の意義をチームに伝える事で、チームが一つになり、少々のムリなスケジュールでも、調整が可能となるケースも多いです。

次にWhat(何）です。

結局、何をやれば良いのか、不明確な場合も多いです。顧客から納期だけは、提示されても、何やれば良いの？となります。

そこで、思いつく作業を洗い出し、一覧化する事が必要です。一覧化する事で見える化され、そこから分類・整理する必要が有ります。

さらに優先順位を付けて、今やるべき作業と後でもできる事などを考慮して、優先順位を付けます。

優先順位を付けた後は、どの様に(How)と何処で(Where)を考えれば、良いと思います。

最後に何時(When)を決めます。

最終的なスケジュールは「納期」と言う形で決まっていますので、工程毎もしくは作業毎のスケジュールを決めることも重要です。

しかし、5W1Hで細かい事を決めても、自分一人で仕事をやる訳では有りません。この決めた事をチーム全員で意識させ、行動する必要が有ります。

「意識させる」と言う事は、非常に難しいと思います。

ここが一番難しいポイントです。もう精神論に近い話になってしまいますが、仕事のタスク事に担当者を決めて、何度も同じ事を伝えるしか無いと思います。

伝えるポイントして、Whenを特に強調して伝える様にする事で、納期遅延も最小限になるのでは無いかと考えています。

最近、特に思うことが、リーダーの段取り次第で、仕事が成功するのか、失敗するのか大きく別れるのでは無いかと思います。

私が見てきたリーダーがしっかり段取りしている場合は、成功するケースが多く、リーダーが多忙すぎたり、リーダーとしてのスキルが不足している場合は、失敗するケースが多くあると感じます。

今回の記事は、あくまで私の個人的な考えなので、どの仕事でも同じなのか、自信が有りませんが、私のいる業界では、間違っていないのでは無いかと思っています。

Alexの一人暮らし